Dans l’univers de la restauration et des commerces de services, la gestion efficace des tables, des commandes, du personnel et des réservations est cruciale pour offrir une expérience client irréprochable. Avec ePOS, une plateforme puissante et intuitive, vous pouvez automatiser et simplifier ces processus tout en augmentant votre productivité. Que vous soyez propriétaire d’un restaurant, d’un salon ou d’un centre de service, ce guide complet vous aidera à exploiter tout le potentiel de ePOS. Suivez ce tutoriel étape par étape pour maîtriser les modules essentiels tels que les Tables, le Personnel de service, les Réservations, les Modificateurs et la Cuisine.
Introduction à ePOS : Pourquoi l’utiliser ?
ePOS est une solution innovante conçue pour répondre aux besoins des entreprises dans le secteur de la restauration et au-delà. Cette plateforme permet de centraliser la gestion des opérations quotidiennes telles que :
- La gestion des tables et des réservations.
- L’attribution des commandes au personnel de service.
- La personnalisation des produits avec des modificateurs (exemple : ajouter du fromage ou changer le type de pain).
- La communication efficace entre le personnel en salle et en cuisine.
Avec ePOS, vous gagnez en efficacité, réduisez les erreurs humaines et améliorez l’expérience client.
1. Configuration initiale : Activer les modules essentiels
Pour commencer à utiliser ePOS, vous devez activer les modules nécessaires en fonction des besoins de votre entreprise. Voici comment procéder :
Étape 1 : Accéder aux Paramètres Système
- Connectez-vous à votre compte ePOS.
- Allez dans Paramètres système.
- Activez les modules suivants :
- Tables
- Personnel de service
- Réservations (activé automatiquement avec Tables et Personnel de service)
- Modificateurs
- Cuisine
Note importante :
- L’activation des modules Tables et Personnel de service active automatiquement le module Réservations ainsi que les rapports associés (« Rapport des tables » et « Rapport du personnel de service »).
2. Module Tables : Organisation optimale des espaces
Le module Tables est essentiel pour gérer efficacement vos espaces et attribuer les commandes à une table spécifique.
Comment configurer vos tables ?
- Une fois le module activé, allez dans Paramètres -> Tables.
- Ajoutez chaque table en fournissant :
- L’emplacement commercial (si vous avez plusieurs lieux).
- Le nom de la table (exemple : Table 1, Terrasse 3).
- Une description courte (facultatif).
Utilisation dans l’écran POS
Lorsque vous prenez une commande via l’écran POS :
- Sélectionnez l’emplacement commercial si vous gérez plusieurs lieux.
- Choisissez la table associée pour enregistrer la commande.
Ce module garantit une gestion fluide même dans les établissements multi-sites.
3. Module Personnel de Service : Facilitez la gestion du personnel
Le module Personnel de service permet d’attribuer des commandes spécifiques à vos serveurs ou employés.
Configuration du personnel
- Allez dans Gestion des utilisateurs -> Rôles.
- Créez ou modifiez un rôle existant.
- Cochez la case « Personnel de service » pour attribuer les permissions nécessaires.
Fonctionnalités clés pour le personnel
Une fois configuré :
- Les serveurs verront un nouveau menu intitulé « Commandes ».
- Ils pourront consulter toutes leurs commandes, visualiser les détails des articles commandés et mettre à jour le statut des commandes.
Attribution par produit
Si vous souhaitez attribuer un serveur différent pour chaque produit vendu :
- Allez dans Paramètres commerciaux -> POS.
- Activez l’option « Activer le personnel de service dans la ligne produit ».
4. Module Réservations : Simplifiez la planification
La fonctionnalité Réservations est idéale pour gérer efficacement vos clients en amont.
Comment ajouter une réservation ?
- Accédez à la section Réservations via le menu principal.
- Consultez toutes les réservations du jour ou utilisez le calendrier pour planifier.
- Double-cliquez sur une date pour ajouter une nouvelle réservation :
- Sélectionnez l’emplacement, le client, le correspondant (personne responsable), la table, le personnel de service, ainsi que l’heure de début et de fin.
- Envoyez une notification au client si nécessaire.
Cette fonctionnalité garantit une organisation sans faille tout en améliorant votre relation client.
5. Module Modificateurs : Personnalisation avancée des produits
Les modificateurs permettent d’ajouter des options personnalisées aux produits (exemple : fromage supplémentaire ou choix du type de pain).
Configuration des modificateurs
- Allez dans Paramètres -> Modificateurs.
- Cliquez sur Ajouter :
- Donnez un nom au groupe (exemple : « Fromage »).
- Ajoutez plusieurs options avec leurs prix respectifs (exemple : Simple – 5 000 F CFA, Double – 8 000 F CFA).
- Associez ces modificateurs aux produits concernés via « Gérer les produits ».
Utilisation dans l’écran POS
Lorsqu’un produit avec modificateur est ajouté à une commande :
- Les options disponibles s’affichent automatiquement (exemple : choix entre différents types de fromage ou pain).
Ce module est particulièrement utile dans les restaurants mais peut également être adapté à d’autres commerces.
6. Module Cuisine : Coordination parfaite entre salle et cuisine
Le module Cuisine assure une communication fluide entre votre équipe en salle et en cuisine.
Fonctionnement
- Activez le module Cuisine comme expliqué précédemment.
- Accédez à l’écran Cuisine via le menu principal :
- Toutes les commandes passées via l’écran POS y apparaîtront.
- Les détails peuvent être consultés par l’équipe en cuisine.
- Les commandes peuvent être marquées comme « Cuisinées ». Une fois cette action effectuée, elles seront visibles par le personnel en salle pour être servies.
Actualisation automatique
L’écran Cuisine se rafraîchit automatiquement toutes les 600 secondes par défaut.
Conclusion : Maximisez votre efficacité avec ePOS
Grâce à ce guide détaillé, vous êtes désormais prêt à utiliser ePOS pour optimiser vos opérations commerciales au quotidien. Que ce soit pour gérer vos tables, suivre vos réservations ou coordonner votre équipe, cette plateforme offre toutes les fonctionnalités nécessaires pour améliorer votre productivité et satisfaire vos clients.N’hésitez pas à explorer davantage chaque module selon vos besoins spécifiques et à adapter ePOS aux particularités de votre entreprise !